Direct antwoord
Een werkgever krijgt tijdens tweede spoor informatie die nodig is om de voortgang van het traject te volgen: het trajectplan, afgesproken activiteiten, rapportagemomenten, procesvoortgang, eventuele stagnatie en relevante vervolgafspraken. De persoonlijke inhoud van coachgesprekken blijft vertrouwelijk. Medische informatie hoort niet via de coach bij de werkgever terecht te komen; in het re-integratieverslag gelden daarvoor aparte regels en verantwoordelijkheden. Spreek vóór de start duidelijk af wat wordt gerapporteerd, aan wie, hoe vaak en met welk doel. Zo krijgt de werkgever voldoende grip op het proces zonder de veilige ruimte van de medewerker te ondermijnen.
Wat de werkgever doorgaans ontvangt
- Een beschrijving van doel, fasen en afgesproken activiteiten.
- Een persoons- en zoekprofiel voor zover dat onderdeel is van het traject en passend kan worden gedeeld.
- Informatie over deelname en uitgevoerde processtappen.
- Periodieke voortgangsrapportages volgens de vooraf gemaakte afspraken.
- Een signaal wanneer het proces stagneert of een besluit nodig is.
- Een eindrapportage of afsluitende samenvatting van het traject.
De werkgever heeft deze informatie nodig om als opdrachtgever en medeverantwoordelijke de voortgang te kunnen volgen. Rapportage moet concreet genoeg zijn om te kunnen handelen, maar niet verder gaan dan nodig.
Wat vertrouwelijk blijft voor de medewerker
Een coachgesprek moet ruimte bieden om twijfels, zorgen, ambities en mogelijkheden te onderzoeken. Persoonlijke uitspraken, notities en de volledige inhoud van gesprekken worden daarom niet standaard met de werkgever gedeeld. Ook medische informatie valt niet onder gewone trajectrapportage.
Als het nuttig is om persoonlijke informatie te delen, bespreekt de coach dat eerst met de medewerker en wordt doelgericht bepaald wat noodzakelijk is. Toestemming moet vrij en duidelijk zijn; een algemene formulering bij de start is geen vrijbrief om later alles te rapporteren.
Maak terugkoppeling vooraf concreet
- Wie ontvangt welke rapportage?
- Welke onderwerpen staan er wel en niet in?
- Hoe vaak zijn er rapportagemomenten?
- Hoe wordt de medewerker bij rapportage betrokken?
- Wat gebeurt er bij stagnatie, afwezigheid of verschil van inzicht?
- Hoe worden documenten veilig bewaard en gedeeld?
Wat als het traject niet loopt?
Een coach hoeft geen persoonlijke verklaring te geven, maar kan wel feitelijk melden dat afspraken niet worden nagekomen, activiteiten niet uitvoerbaar blijken of aanvullende afstemming nodig is. Daarna kunnen werkgever en werknemer bespreken wat nodig is en zo nodig de arbodienst, bedrijfsarts of arbeidsdeskundige betrekken.
Waar herkent u een goede rapportage aan?
Een bruikbare rapportage is tijdig, feitelijk, begrijpelijk en gekoppeld aan het trajectplan. Zij maakt zichtbaar wat is gedaan, welke processtap volgt en of bijstelling nodig is. Zij bevat geen overbodige persoonlijke details en suggereert geen garanties over de uitkomst.
Officiële bronnen
UWV: re-integratieverslag en medische informatie en UWV: Plan van aanpak en voortgangsgesprekken.
Wilt u dit vertalen naar uw situatie?
Bespreek de vraag, de context en een passende eerste stap. Zonder grote beloften vooraf.