Antwoord: Open de taak “Opdracht accepteren” en klik op Voltooid (binnen 24u). Kun je niet? Mail aanmeldingen@matchcarewerk.nl

Wanneer er een nieuw traject is wordt deze voortaan direct aan je caseload in Rapasso toegevoegd. Je ontvang hier altijd een mail over op je Matchcare emailadres. Vervolgens kun je kijken wat je het traject inhoudt en deze accepteren door de taak op voltooid te markeren. Wanneer je het traject niet kunt accepteren mail je hierover via aanmeldingen@matchcarewerkt.nl. Vermeld hierbij altijd duidelijk om welke kandidaat het gaat.

Gespreksverslagen kun je toevoegen aan het dossier van een kandidaat door bij trajecten naar dossier te gaan en vervolgens op verslag te klikken. Gespreksverslagen zijn enkel te lezen door jou als coach of door de backoffice van MatchcareWerkt (mits er geen knop om te delen is aangevinkt).

De belangrijkste KPI’s zijn binnen 5 werkdagen contact met de kandidaat, binnen 2 weken een intakegesprek en per traject is een tijdsduur bepaald voor hoe lang het traject in beslag mag nemen. Als één van deze KPI’s niet kan worden gehaald willen we dit graag aan onze opdrachtgever laten weten samen met een reden hiervoor. De enige plek waar een opmerking wordt geplaatst die ook wordt gerapporteerd aan de opdrachtgever is de opmerking in het traject onder ‘begeleiding’. 

Antwoord: Op de persoon → poppetje + → portaal aanmaken (oranje status) → opnieuw klikken → Uitnodigen. Je kunt vooraf zien wat de kandidaat te zien krijgt (preview).

Antwoord: Ga naar het traject van de kandidaat, klik vervolgens op het Word icoontje. Je kunt het gegenereerde document gelijk aan bestanden toevoegen door dit vinkje te selecteren. Als je het ook met je kandidaat wilt delen klik je bij bestanden op ‘deel met cliënt.’

• Antwoord: Klik je op een e-mailadres, dan opent Outlook met To: kandidaat en BCC: dossier@rapasso.eu. Daardoor wordt de mail automatisch in het juiste dossier opgeslagen.

Antwoord: Per traject staat een actielijst (acceptatie → intake → tests → afronding). Centraal overzicht via Activiteiten of Planned activities. Zet afgevinkt op Voltooid; gebruik Opmerkingen bij uitloop.

Antwoord: Standaard is alles vertrouwelijk tussen coach en kandidaat (backoffice kan meekijken). Opmerkingen bij Begeleiding kunnen in managementrapportages terechtkomen. De knop Deel met belanghebbende laten we nu niet gebruiken.

Antwoord: Die rond je daar af. Nieuwe trajecten na live-gang lopen in Rapasso. Geen automatische migratie (handmatig overzetten van alles is niet wenselijk).

De testen kunnen kandidaten nu maken via mijn.matchcarewerkt.nl, uitleg hiervoor staat ook in de clientomgeving van Rapasso voor de kandidaat. 

De uitslag kan heel gemakkelijk worden gedeeld via de rapasso omgeving.

OTM testen worden voortaan klaargezet via mijnotm.nl, hiervoor heb je als het goed is al eerder een account aangemaakt. 

De datum intake vul je in onder de kolom begeleiding

Hier is een  compacte samenvatting van de Rapasso-training.

Doel & context

• Rapasso vervangt Professional Center als nieuw systeem voor trajectbeheer, communicatie met kandidaten en (deels) rapportages.

• Waarom: moderner, continu doorontwikkeld, efficiënter voor coach–kandidaat–opdrachtgever.

Inloggen & 2FA

1. Ga naar rapasso.eu → Wachtwoord vergeten met je Matchcare-mail.

2. Stel wachtwoord in → scan QR-code met een authenticator (bijv. Google Authenticator).

3. Werk je voor meerdere opdrachtgevers met Rapasso? Gebruik aparte browsers of profielen.

Hoofdscherm (overzicht)

• Buckets/tegels o.a.: Recente trajecten, Dossieritems, Activiteiten, Cliëntportaal, Verwerkte e-mail, Planned activities, Activiteiten-dashboard.

Nieuwe aanmelding/traject accepteren

• Je krijgt e-mailnotificatie met link naar het traject.

• Open de taak “Opdracht accepteren” → zet op Voltooid binnen 24 uur.

• Kun je de opdracht niet oppakken? Mail aanmeldingen@matchcarewerk.nl.

Personenkaarten & trajecten

• Personen: basisgegevens en meerdere trajecten per persoon mogelijk (bijv. NS A1/A2/A3).

• Traject heeft tabs:

  • Instroom: trajecttype, tarief, btw-nummers, testcodes (o.a. CliftonStrengths).

  • Begeleiding: intake-datum, opmerkingen (vervanger van mailtjes/“opmerkingen” in PC; gebruiken voor redenen van uitloop, rapportages).

  • Uitstroom: afrond- en sluitdata, reden afsluiting → Afronden sluit traject.

Cliëntportaal (kandidaatomgeving)

• Aanmaken via poppetje + op de persoon → status wordt oranje (aangemaakt, nog niet uitgenodigd) → Uitnodigen.

• Coach kan previewen wat de kandidaat ziet vóór uitnodiging.

• Functies: Updates, Berichten, Dossier-deling, Opdrachten, Afspraken, Bestanden, e-Portfolio, Sollicitaties, Intake, Mediateek (uitleg Gallup CS, OTM volgt, gratis testjes in opbouw).

Testen & codes (CliftonStrengths / OTM)

• CliftonStrengths-code staat in Instroom van het traject.

• Deel de code met kandidaat via een actie of bericht in het traject (vink “Deel met cliënt” aan).

• OTM: voorlopig via Mijn OTM (geen directe koppeling met Rapasso).

• Mediateek bevat instructies; LDC-koppeling/arbeidsmogelijkhedencheck is gepland.

Communicatie & e-mail

• Interne notities blijven intern (niet deelbaar).

• Klik op e-mailadres van kandidaat → opent Outlook met:

  • To: kandidaat

  • BCC: dossier@rapasso.eu → mail wordt automatisch aan het juiste dossier gekoppeld.

• Veel communicatie kan via Cliëntportaal (aanrader voor overzicht en AVG); eerste contact verloopt vaak nog via mail/telefoon.

Activiteiten & checklists

• Per traject staat een actielijst klaar (acceptatie, contact opnemen, cliëntportaal aanmaken, intake, tests versturen, etc.).

• Zet acties op Voltooid of voeg opmerkingen toe (bij overschrijding termijnen, vakantie, e.d.).

• Activiteiten-dashboard toont al je open acties over alle kandidaten.

Documentgeneratie & vragenlijsten

• Via Document genereren (rechtsboven in traject):

  • Voorbeeld: Loopbaan Actieplan, NS-plannen, 2e spoor (in opzet).

  • Statische gegevens (naam, datum) worden automatisch ingevuld.

• Vragenlijsten (computer-icoon → Vragenlijst toewijzen):

  • Kandidaat krijgt taak/e-mail; antwoorden vullen velden in het document automatisch.

• Rapportages versturen: nu nog zoals voorheen (mail); veiliger verzenden via Rapasso wordt onderzocht. Start klein, breid gefaseerd uit.

Privacy & zichtbaarheid

• Alles is vertrouwelijk tussen coach en kandidaat; backoffice (superusers) kan meekijken zoals in Professional Center.

• Opmerkingen bij Begeleiding worden gebruikt in managementrapportages (bijv. voor NS).

• Optie “Deel met belanghebbende” bestaat, maar nu niet gebruiken.

Transitie & live-gang

• Lopende trajecten blijven in Professional Center en worden daar afgerond.

• Nieuwe trajecten na live-gang in Rapasso. Geen automatische migratie.

• Handmatig overzetten van recente projecten kan, maar is niet aanbevolen i.v.m. volume.

• Live-datum werd mikpunt “week na 11-09”, maar hing af van beschikbaarheid (ziekmelding). Definitieve start wordt/werd per mail gecommuniceerd.

Veelgestelde vragen uit de sessie

• Handleiding? Ja, David maakt een pagina op de Asscié-site met de belangrijkste thema’s (work-in-progress).

• Opname? Teams-opname is terug te kijken; David stuurt ook de opname rond.

• Meerdere Rapasso-omgevingen? Ja, via aparte browsers/profielen.

• Actiepunten van testkandidaat opschonen? Verwijder het testtraject of wacht tot David opschoont.

Quick-start voor coaches (cheatsheet)

1. Inloggen op rapasso.eu → wachtwoord → 2FA.

2. Opdracht accepteren (taak → Voltooid). Anders mail aanmeldingen@matchcarewerk.nl.

3. Persoon controleren → Cliëntportaal aanmaken → uitnodigen.

4. Intake plannen → datum invullen bij Begeleiding + relevante opmerkingen.

5. CliftonStrengths-code pakken uit Instroom → Actie/bericht naar kandidaat (Deel met cliënt).

6. Activiteitenlijst volgen; acties afronden of onderbouwen.

7. Vragenlijst toewijzen (indien van toepassing) → Document genereren.

8. Communicatie zoveel mogelijk via Rapasso (berichten/portal); mail via Outlook met BCC naar dossier.

9. Uitstroom invullen en traject afronden.